Memahami Regulasi Sarana Prasarana Kantor : Demi menunjang aktivitas kerja

Seperti yang kita ketahui bahwa ketersediaan sarana dan prasarana kantor yang layak dan memadai merupakan hal penting yang sangat menunjang dalam menyelesaikan pekerjaan. Sarana dan prasarana yang digunakan dalam membantu menyelesaikan pekerjaan tentunya tidak sedikit dan banyak jenisnya, demikian pula dengan jenis pekerjaan kantor yang beranekaragam. Dalam administrasi sarana dan prasarana kantor diperlukan berbagai peraturan yang dijadikan pedoman atau acuan dalam pengelolaannya. Berikut penjelasannya!

A. Pengertian Regulasi Sarana Prasarana 

Istilah regulasi sering digunakan dalam berbagai bidang sehingga memiliki pengertian yang beragam. Secara umum kata regulasi menggambarkan suatu aturan atau acuan yang berlaku dalam kehidupan bermasyarakat. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI), regulasi merupakan sebuah peraturan yang digunakan untuk mengendalikan manusia atau masyarakat dengan suatu aturan atau pembatasan tertentu.

Regulasi yang terkait dengan sarana dan prasarana sendiri merupakan peraturan yang dijadikan acuan atau pedoman dalam pengelolan sarana dan prasarana kantor. Dalam penerapannya, regulasi terdiri dari berbagai bentuk diantaranya regulasi yang diterapkan oleh pemerintah maupun regulasi yang berlaku di perusahaan serta beberapa regulasi di bidang lainnya.

Pada bidang sarana dan prasarana kantor ini regulasi diperlukan untuk memberikan ketetapan atau standar agar pengelolaannya dapat berjalan dengan baik dan mempercepat pencapaian tujuan organisasi  perusahaan.

Dalam pembelajaran ini kita akan mempelajari regulasi tentang sarana dan prasarana kantor berdasarakan tiga regulasi, yaitu 

1. Permen PANRB No. 48 Tahun 2013 tentang Standar Sarana dan Prasana Kantor di Lingkungan Kemen PAN-RB,
2. Pemendagri No. 17 Tahun 2017 tentang Pedoman Teknis pengelolaan barang Milik Daerah dan 
3. Permendagri No. 17 tahun 2006 tentang Standardisasi Sarana dan Prasarana kerja Pemerintah Daerah.

Ketersediaan sarana dan prasarana kantor yang layak dan memadai sangat membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan pegawai. Mengingat jenis sarana dan prasarana tersebut beranekaragam, maka diperlukan suatu

acuan atau standar yang ditetapkan.

2. Tujuan Penyusunan Standar Sarana dan Prasarana Kantor

Secara umum, tujuan dibuatnya regulasi atau aturan adalah untuk mengendalikan manusia atau masyarakat dengan batasan-batasan tertentu. Regulasi ini dibuat agar para pegawai yang bekerja di instansi pemerintah maupun swasta memahami dan menaati peraturan atau ketentuan yang telah ditetapkan. Selain itu, tujuan penyusunan standar sarana dan prasarana kantor diantaranya adalah :

1. Menciptakan keselamatan, keamanan, kesehatan dan kenyamanan kerja
2. Mewujudkan penataan yang bernilai estetika
3. Menciptakan keleluasaan bergerak secara sehat dan teratur
4. Mewujudkan sarana dan prasarana kantor sesuai standar.

Dengan adanya standardisasi sarana dan prasarana kantor yang digunakan diharapkan dapat memberi keseragaman peraturan dalam persyaratan spesifikasi peralatan kantor penggunaan ruangan maupun dalam pemakaian kendaraan dinas.

3. Regulasi Sarana dan Prasarana Kantor

Beberapa uraian regulasi yang mengatur tentang sarana dan prasarana kantor agar lebih tertib dalam pengelolaannya antara lain :

a. Permen PAN – RB NO. 48 Tahun 2013 tentang Standar Sarana dan Prasarana Kantor di Lingkungan Kemen-PAN RB

BAB I KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Standar sarana dan prasarana kantor adalah pedoman yang dipakai sebagai ukuran baku ruang kantor, perlengkapan kantor, dan kendaraan dinas.
2. Sarana adalah fasilitas yang secara langsung berfungsi sebagai penunjang proses penyelenggaraan tugas dan fungsi pekerjaan.
3. Prasarana adalah fasilitas yang secara tidak langsung berfungsi sebagai penunjang proses penyelenggaraan tugas dan fungsi pekerjaan.
4. Ruang kantor adalah ruang tempat melaksanakan pekerjaan, dengan ukuran luas dan alat-alat perlengkapannya yang disesuaikan dengan kebutuhan serta memenuhi persyaratan estetika.
5. Ruang Penunjang adalah ruang yang berfungsi menunjang pelaksanaan pekerjaan secara tidak langsung.
6. Perlengkapan kantor adalah alat-alat yang dipersiapkan sesuai dengan kebutuhan dan menurut jenis pekerjaan yang dilaksanakan.
7. Ruang Pusat Closed Circuit Television yang selanjutnya disebut CCTV adalah ruang tempat mengendalikan dan memantau jaringan kamera closed circuit television
8. Ruang Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang selanjutnya disebut LPSE adalah ruang tempat melakukan proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik.
9. Ruang Media Center adalah ruang tempat melakukan aktivitas yang berhubungan dengan penyampaian informasi terkait bidang aparatur negara dan reformasi birokrasi.
10. Ruang Teleconference adalah ruang tempat melakukan pertemuan berbasis elektornik secara langsung (real time).
11. Telekomunikasi adalah pemancaran, pengiriman atau penerimaan tiap jenis tanda, gambar, suara dan informasi melalui internet, telepon, radio, dan facsimile.
12. Local Area Network yang selanjutnya disebut LAN adalah suatu jaringan komunikasi data dalam suatu wilayah tertentu/kecil.
13. Kendaraan Dinas adalah sarana kerja berupa alat transportasi yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian

BAB II STANDAR SARANA DAN PRASARANA

Pasal 6

Standar sarana dan prasarana kantor terdiri atas :

a. ruang kantor

b. ruang penunjang

c. perlenkapan ruang kantor

d. perlengkapan ruang penunjang, dan

e. kendaraan dinas

Pasal 7

1) Ruang kantor sebagaimana dimaksud delam Pasal 6 huruf a, terdiri atas :

a. ruang kerja

b. ruang tamu

c. ruang rapat

2) Ruang kerja sebagaimana dimaksud dalam pasal 7 ayat (1) huruf a, diperuntukkan bagi :

a. Menteri

b. Wakil Menteri

c. Pejabat eselon I

d. Pejabat eselon II

e. Pejabat eselon III

f. Pejabat eselon IV, dan

g. Pejabat fungsional

h. Standar ukuran dan perlengkapan ruang kantor sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum pada Lampiran I Peraturan Menteri ini

Pasal 8

1) Ruang penunjang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b, terdiri atas:

a. ruang ibadah

b. lobi

c. ruang pusat data (server)

d. ruang perpustakaan

e. ruang penyimpanan barang

f. ruang pusat cctv

g. ruang sentral telepon

h. ruang pos penjagaan keamanan

i. ruang kantin pegawai

j. ruang sumber tenaga diesel (genset)

k. ruang LPSE

l. ruang pantry

m. ruang media center

n. toilet

o. ruang istirahat

p. ruang panel listrik

q. ruang merokok (smooking room), dan

r. ruang menyusui (nursery room)

2) Standar perlengkapan ruang penunjang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum pada Lampiran II Peraturan Menteri ini.

Pasal 9

1) Untuk kelancaran pelaksanaan tuas, bagi pejabat dan pegawai di lingkungan

Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi disediakan kendaraan dinas

2) Kendaraan dinas sebagaiamana dimaksud pada ayat (1) meliputi :

• a. kendaraan dinas Menteri
• b. kendaraan dinas Wakil Menteri
• c. kendaraan dinas pejabar Eselon I
• d. kendaraan dinas pejabat setara Eselon I
• e. kendaraan dinas pejabat Eselon II
• f. kendaraan dinas pejabat setara Eselon II, dan
• g. kendaraan dinas operasional

3) Kendaraan dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) disediakan bagi pejabat dan pegawai selama yang bersangkutan memangku jabatan tersebut.

4) Standar kendaraan dinas sebagaiamana dimaksud pada ayat (1) tercantum pada Lampiran III Peraturan Menteri ini.

Pasal 11

Pemenuhan standar sarana dan prasarana kantor disesuaikan dengan anggaran yang tersedia

BAB III STANDAR SARANA DAN PRASARANA

Pasal 12

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan

Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

b. Pemendagri No. 17 Tahun 2017 tentang Pedoman teknis pengelolaan barang milik Daerah