Teknologi Informasi

Dalam artikel ini, akan kita ulas secara lengkap mengenai teknologi informasi, mulai dari pengertian, fungsi, contoh penerapannya di masa kini, serta prediksi TI di masa depan.

Pengertian Teknologi Informasi

Dilansir dari situs National Institute of Standards and Technology (NIST), teknologi informasi adalah setiap peralatan atau sistem atau subsistem peralatan yang saling berhubungan, digunakan dalam akuisisi, penyimpanan, manipulasi, manajemen, pergerakan, kontrol, tampilan, pengalihan, pertukaran, transmisi, atau penerimaan data atau informasi secara otomatis.

Istilah TI ini mencakup beberapa hal, antara lain komputer, peralatan tambahan, perangkat lunak, firmware, dan prosedur serupa, layanan (termasuk layanan pendukung), serta sumber daya terkait. Selain definisi di atas, ada beberapa pengertian menurut para ahli yang dikutip dari penelitian di repository Universitas Islam Riau (UIR). 

Menurut McKeown yang dikutip Suyanto, teknologi informasi adalah seluruh bentuk teknologi yang dipakai untuk menciptakan, menyimpan, mengubah dan menggunakan informasi dalam segala bentuknya. Pengertian lainnya, menurut Martin, teknologi informasi tidak terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan lunak), tetapi mencakup teknologi komunikasi untuk memproses, menyimpan, mengirim atau menyebarluaskan informasi.

Tujuan dan Fungsi Teknologi Informasi

Sutarman menyebut tujuan dari teknologi informasi adalah membantu manusia dalam memecahkan masalah, membuka kreativitas, dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam melakukan pekerjaan.
Ada enam fungsi dari teknologi informasi, yaitu:

1. Menangkap (Capture)
Teknologi informasi dapat menangkap atau menerima data masukan.

2. Mengolah (Processing)
Setelah menerima data, TI juga mampu mengolah data dengan cara mengkompilasikan catatan rinci dari aktivitas, misalnya menerima data masukan dari keyboard, kamera, mikrofon dan sebagainya. Data itu kemudian diproses dalam bentuk konversi (pengubahan data ke bentuk lain), analisis, perhitungan, dan sintesis segala bentuk data dan informasi.

3. Menghasilkan (Generating)
Yang dimaksud menghasilkan adalah menjadikan informasi dalam bentuk yang lebih berguna, misalnya tabel, grafik, dan laporan.

4. Menyimpan (Storage)
Adanya TI membuat data dapat disimpan ke suatu media, misalnya disket, tape, CD, DVD, hard disk, flash disk, hingga cloud storage.

5. Mencari Kembali (Retrieval)
TI mampu menelusuri atau mencari kembali data informasi yang sudah disimpan. Contohnya, mencari foto hanya dengan menyesuaikan wajah.

6. Transmisi (Transmission)
TI memudahkan manusia dalam mengirimkan data dan informasi dari satu tempat ke tempat lain melalui jaringan komputer. Misalnya mengirimkan data melalui bluetooth atau jaringan internet.

Berikut ini beberapa prediksi pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi di masa depan yang dilansir dari Bigscal:

1. Kemajuan AI
Kecerdasan buatan (AI) sudah digunakan saat ini untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Di masa depan, AI akan semakin maju hingga dapat digunakan untuk mengambil keputusan. AI dapat mengetahui personalisasi klien bisnis, meningkatkan keamanan siber. Banyak bidang yang akan mengalami otomatisasi atau dikendalikan oleh robot.

2. Perluasan Internet of Things
Internet of Things (IoT) mencakup jaringan gadget, sensor, dan sistem yang mengumpulkan dan berbagi data. IoT sudah berdampak besar dalam kehidupan. Semua benda akan terhubung dengan internet di masa datang, seperti mobil dan rumah sehingga lebih aman dari pencurian atau kebakaran.

3. Teknologi 5G Meluas
Teknologi 5G sudah dapat dimanfaatkan saat ini, tetapi masih belum luas. Dalam beberapa tahun ke depan, 5G membuat internet semakin cepat dan memungkinkan melakukan berbagai inovasi, seperti virtual reality.

4. Virtual dan Augmented Reality Semakin Umum
Virtual Reality (VR) dan Augmented Reality (AR) akan semakin umum digunakan di masa datang. Misalnya teknologi semacam Metaverse kini belum bisa dimanfaatkan semua orang, tetapi mungkin nanti orang sudah umum menggunakannya. Orang-orang bertemu secara digital dalam bentuk seperti nyata.

5. Teknologi Blockchain Makin Luas
Teknologi blockchain sudah dikenal di masa sekarang, misalnya dalam mata uang kripto atau bitcoin. Teknologi ini akan semakin luas digunakan dalam berbagai hal. Keunggulannya adalah sistem sederhana, aman, terbuka, dan data tidak dapat dihilangkan.

6. Kendaraan Otonom
Selain kendaraan listrik, kendaraan otonom diprediksi akan semakin berkembang. Kendaraan otonom adalah kendaraan tanpa pengemudi. Kendaraan ini diyakini mampu mengurangi kecelakaan akibat kesalahan manusia.

7. Drone
Drone atau pesawat tanpa awak kini sudah banyak dimanfaatkan. Di masa depan, penggunaan drone akan semakin banyak, terutama untuk transportasi dan operasi militer. Nah, itulah tadi penjelasan lengkap mengenai teknologi informasi (TI), mulai dari pengertian, tujuan dan fungsi, contoh pemanfaatan di masa kini, serta prediksi perkembangan di masa depan. Semoga bermanfaat.

Berikut Jenis Aplikasi Perkantoran dan Fungsinya:

 

Aplikasi perkantoran merupakan sebuah perangkat lunak yang dikhususkan untuk pekerjaan kantor. Seperti pencatatan, perhitungan, presentasi, membuat laporan, dan lain sebagainya. Aplikasi perkantoran adalah kunci untuk mendongkrak produktivitas perusahaan, khususnya untuk jenis pekerjaan administratif.

Tidak hanya itu beberapa aplikasi perkantoran saat ini pun juga banyak digunakan dan diimplementasikan dalam pembelajaran sekolah. Hal ini bertujuan untuk mempersiapkan murid-murid agar mampu beradaptasi dengan dunia kerja yang serba digital. Maka dari itu, anda perlu mengetahui aplikasi perkantoran di artikel ini.

1. Microsoft Office Word

Salah satu aplikasi Microsoft Office yang paling populer dan banyak digunakan adalah Microsoft Office Word. Aplikasi dapat digunakan baik di sistem operasi Windows maupun Mac. Microsoft Office Word digunakan untuk aktivitas yang membutuhkan pengetikan kata, dokumen, penulisan konten, surat resmi, dan lain sebagainya. File yang telah Anda tuliskan pada aplikasi ini, nantinya akan tersimpan dalam file dengan format .docx. Tidak hanya itu, aplikasi ini juga memungkinkan pengguna menempelkan gambar, grafik, hingga video yang dapat diatur sesuai dengan kebutuhan pengguna.

2. Microsoft Office Excel 

Aplikasi ini digunakan untuk meringankan aktivitas perkantoran yang membutuhkan perhitungan dalam jumlah besar, Microsoft Office menyediakan Excel. Aplikasi ini merupakan aplikasi berbasis spreadsheet yang bisa menampung data angka dalam jumlah yang besar. Sama seperti aplikasi Microsoft Office Word, aplikasi ini juga bisa digunakan dalam OS Windows maupun Mac. Microsoft Office Excel berfungsi untuk menyimpan data dan membantu pengguna dalam menyiapkan saldo buku besar serta memelihara akun.

3. Microsoft Office Power Point

Jika aktivitas perkantoran Anda sering berkutat dengan presentasi dihadapan klien atau investor, maka aplikasi Microsoft office Power Point cocok untuk menunjang kebutuhan kantor Anda. Dalam Microsoft Office Power Point, pengguna dapat mendesain slide yang kreatif dan menarik dengan menambahkan teks serta menambahkan grafik. Selain itu, pengguna juga bisa menambahkan elemen lainnya seperti gambar, grafik, hingga video. Melalui fitur-fitur yang ada dalam Microsoft Office Power Point seperti efek, transisi, penghitung waktu, dan integrasi perangkat lunak, setiap slide dalam Power Point, dapat Anda buat dan desain sesuai dengan keinginan dan kebutuhan.

4. Microsoft Office Outlook 

Aplikasi perkantoran lainnya yang bisa Anda gunakan untuk menunjang aktivitas pekerjaan Anda adalah Microsoft Office Outlook. Aplikasi ini layaknya buku catatan digital, berisi sejumlah fitur penting seperti pengelola informasi pribadi, kalender klien, buku alamat, email, kontak, catatan, jurnal, dan pengelola tugas. Microsoft Office Outlook tidak hanya bisa berdiri sendiri, tapi juga bisa dihubungkan ke email serta kalender dan dibagikan ke banyak pengguna.

5. Microsoft Office OneNote 

Apabila Anda adalah seseorang yang bekerja di bank, aplikasi ini mungkin salah satu aplikasi yang cocok untuk menunjang aktivitas kerja Anda. Dalam aplikasi ini pengguna dapat mengumpulkan sejumlah informasi pribadi klien seperti detail rekening bank dan transaksi keuangan. Aplikasi ini juga bisa digunakan dalam administrasi rumah sakit untuk menyimpan catatan informasi medis pasien. Selain itu Anda juga dapat menggunakannya untuk merencanakan sebuah acara.

Beberapa di antaranya adalah mencatat detail acara, informasi kecil mengenai acara, dan pertemuan-pertemuan yang akan dilakukan. Dalam aplikasi ini pengguna juga dapat berbagi catatan, gambar, dan tangkapan layar.

6. Microsoft Office Acces

merupakan aplikasi yang menyediakan sistem manajemen database yang bertindak sebagai penggabungan Microsoft Jet Database Engine dan Graphical user Interface (GUI) dan aplikasi pengembangan perangkat lunak. Aplikasi ini juga memungkinkan pengguna untuk terhubung dengan data atau file dari aplikasi lain. Fungsi dari aplikasi Microsoft Office Access adalah untuk membuat formulir, tabel, kueri, hingga laporan. Itulah macam-macam aplikasi perkantoran yang termasuk dalam Microsoft Office untuk menunjang pekerjaan kantor Anda agar lebih mudah.

Aplikasi-aplikasi di atas dapat Anda coba dengan mengunduhnya secara gratis atau membeli dengan paket lengkap untuk versi resminya. Semoga bermanfaat. 

Mengenal Apa Itu Keyboard, Fungsi, dan Jenisnya

Pengertian Keyboard

Keyboard adalah salah satu alat input komputer yang berisi huruf, angka, karakter khusu dan fungsi kontrol komputer. Keyboard dihubungkan ke komputer dengan sebuah kabel yang terdapat pada keyboarding. Ujung jabel tersebut dimasukkan ke  dalam port yang terdapat pada CPU komputer. Namun, keyboars sekarang sudah menggunakan bluetooth sebagai pengganti kabel agar lebih efisien dan fleksibe. Secara fisik, keyboard terbagi atas tiga bagian, yaitu :

1. Keyboard Serial, tipe ini memggunakan DIN 5 male dan biasanya digunakan pada komputer tipe AT.
2. Keyboard PS/2, tipe ini digunakan pada komputer ATX dan saat ini yang paling banyak digunakan.
3. Keyboard Wireless, tipe ini tidak menggunakan kabel sebagai penghubung antara keyboard dengan komputer.

4. Keyboard USB, tipe ini mempergunakan jenis konektor USB yang menjamin transfer data lebih cepat.

Berbicara mengenai tombol di keyboard, ada beberapa jenis tombol yang umum tersedia di keyboard. Tiap tombol memiliki fungsi yang berbeda. Adapun tombol-tombol di keyboard adalah sebagai berikut: 

• Tombol karakter: Tombol-tombol ini digunakan untuk memasukkan huruf, angka, dan simbol yang digunakan dalam pengetikan teks. Masing-masing tombol biasanya memiliki karakter atau huruf yang tercetak di atasnya. 
• Tombol fungsi: Tombol-tombol ini digunakan untuk melakukan fungsi-fungsi khusus pada komputer. Misalnya, tombol F1 hingga F12 yang digunakan untuk mengakses perintah-perintah cepat pada komputer.
•  Tombol panah: Tombol panah atas, bawah, kanan, dan kiri digunakan untuk menggerakkan kursor atau memilih objek di layar komputer.
•  Tombol khusus: Keyboard juga memiliki tombol-tombol khusus seperti tombol Enter, Backspace, Delete, Caps Lock, Shift, Ctrl, Alt, dan Spacebar yang digunakan untuk berbagai fungsi seperti konfirmasi tindakan, penghapusan, atau perubahan karakter. 
• Tombol numerik: Tombol numerik terdiri dari Tombol numerik: Tombol numerik terdiri dari angka-angka mulai 0-9 dan beberapa simbol operasi matematika seperti kali, bagi, kurang, dan tambah. Fungsinya untuk memasukkan karakter angka dengan cepat.

Dari serangkaian tombol tersebut, keyboard dapat dipakai untuk melakukan berbagai tugas penginputan. Adapun beberapa fungsi keyboard adalah sebagai berikut.

Fungsi keyboard 

• Keyboard dapat dipakai untuk mengetik dan mengedit teks pada sebuah program atau aplikasi dalam komputer. 
• Keyboard memiliki fungsi juga untuk menggerakan kursor dan memilih objek pada komputer, seperti dokumen, aplikasi, atau menu. 
• Keyboard dapat digunakan untuk mengakses perintah cepat (shortcut) seperti mengatur kecerahan, mengatur volume, menyalin data, dan masih banyak lagi.

keyboard saat ini tersedia dalam beraneka jenis. Tiap jenis keyboard biasanya dibedakan dari tatanan tombol dan fiturnya. Lantas, apa saja jenis dari keyboard? 

Jenis Keyboard Berdasar Pemetaan Tombol

ada beberapa jenis keyboard yang sudah di desain seusai pemetaan tombol, diantaranya :

1. Keyboard QWERTY

Keyboard QWERTY merupakan keyboard yang paling umum digunakan saat ini. Keybord ini memiliki tatanan tombol huruf yang tidak sesuai dengang urutan alfabet (A-Z), tetapi acak dimulai dari atas dengan beberapa huruf seperti Q,W,E,R,T, dan Y.

2. Keyboard DVORAK

Keyboard Dvorak merupakan keyboard yang diciptakan oleh August Dvorak. Keyboard jenis ini memiliki tatanan huruf dimulai dari A, O, E, U, I, dan O yang diletakkan pada baris kedua (tengah) keyboard.

3. Keyboard Alpabet

Pada keyboard ini didesain menyerupai keyboard QWERTY dan keyboard DVORAK, namun yang berbeda hanya susunan huruf yang sesuai dengan urutan alphabet. Tapi, keyboard ini jarang digunakan karena dirasa memperlambat proses pengetikan.

Memahami Regulasi Sarana Prasarana Kantor : Demi menunjang aktivitas kerja

Seperti yang kita ketahui bahwa ketersediaan sarana dan prasarana kantor yang layak dan memadai merupakan hal penting yang sangat menunjang dalam menyelesaikan pekerjaan. Sarana dan prasarana yang digunakan dalam membantu menyelesaikan pekerjaan tentunya tidak sedikit dan banyak jenisnya, demikian pula dengan jenis pekerjaan kantor yang beranekaragam. Dalam administrasi sarana dan prasarana kantor diperlukan berbagai peraturan yang dijadikan pedoman atau acuan dalam pengelolaannya. Berikut penjelasannya!

A. Pengertian Regulasi Sarana Prasarana 

Istilah regulasi sering digunakan dalam berbagai bidang sehingga memiliki pengertian yang beragam. Secara umum kata regulasi menggambarkan suatu aturan atau acuan yang berlaku dalam kehidupan bermasyarakat. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI), regulasi merupakan sebuah peraturan yang digunakan untuk mengendalikan manusia atau masyarakat dengan suatu aturan atau pembatasan tertentu.

Regulasi yang terkait dengan sarana dan prasarana sendiri merupakan peraturan yang dijadikan acuan atau pedoman dalam pengelolan sarana dan prasarana kantor. Dalam penerapannya, regulasi terdiri dari berbagai bentuk diantaranya regulasi yang diterapkan oleh pemerintah maupun regulasi yang berlaku di perusahaan serta beberapa regulasi di bidang lainnya.

Pada bidang sarana dan prasarana kantor ini regulasi diperlukan untuk memberikan ketetapan atau standar agar pengelolaannya dapat berjalan dengan baik dan mempercepat pencapaian tujuan organisasi  perusahaan.

Dalam pembelajaran ini kita akan mempelajari regulasi tentang sarana dan prasarana kantor berdasarakan tiga regulasi, yaitu 

1. Permen PANRB No. 48 Tahun 2013 tentang Standar Sarana dan Prasana Kantor di Lingkungan Kemen PAN-RB,
2. Pemendagri No. 17 Tahun 2017 tentang Pedoman Teknis pengelolaan barang Milik Daerah dan 
3. Permendagri No. 17 tahun 2006 tentang Standardisasi Sarana dan Prasarana kerja Pemerintah Daerah.

Ketersediaan sarana dan prasarana kantor yang layak dan memadai sangat membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan pegawai. Mengingat jenis sarana dan prasarana tersebut beranekaragam, maka diperlukan suatu

acuan atau standar yang ditetapkan.

2. Tujuan Penyusunan Standar Sarana dan Prasarana Kantor

Secara umum, tujuan dibuatnya regulasi atau aturan adalah untuk mengendalikan manusia atau masyarakat dengan batasan-batasan tertentu. Regulasi ini dibuat agar para pegawai yang bekerja di instansi pemerintah maupun swasta memahami dan menaati peraturan atau ketentuan yang telah ditetapkan. Selain itu, tujuan penyusunan standar sarana dan prasarana kantor diantaranya adalah :

1. Menciptakan keselamatan, keamanan, kesehatan dan kenyamanan kerja
2. Mewujudkan penataan yang bernilai estetika
3. Menciptakan keleluasaan bergerak secara sehat dan teratur
4. Mewujudkan sarana dan prasarana kantor sesuai standar.

Dengan adanya standardisasi sarana dan prasarana kantor yang digunakan diharapkan dapat memberi keseragaman peraturan dalam persyaratan spesifikasi peralatan kantor penggunaan ruangan maupun dalam pemakaian kendaraan dinas.

3. Regulasi Sarana dan Prasarana Kantor

Beberapa uraian regulasi yang mengatur tentang sarana dan prasarana kantor agar lebih tertib dalam pengelolaannya antara lain :

a. Permen PAN – RB NO. 48 Tahun 2013 tentang Standar Sarana dan Prasarana Kantor di Lingkungan Kemen-PAN RB

BAB I KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Standar sarana dan prasarana kantor adalah pedoman yang dipakai sebagai ukuran baku ruang kantor, perlengkapan kantor, dan kendaraan dinas.
2. Sarana adalah fasilitas yang secara langsung berfungsi sebagai penunjang proses penyelenggaraan tugas dan fungsi pekerjaan.
3. Prasarana adalah fasilitas yang secara tidak langsung berfungsi sebagai penunjang proses penyelenggaraan tugas dan fungsi pekerjaan.
4. Ruang kantor adalah ruang tempat melaksanakan pekerjaan, dengan ukuran luas dan alat-alat perlengkapannya yang disesuaikan dengan kebutuhan serta memenuhi persyaratan estetika.
5. Ruang Penunjang adalah ruang yang berfungsi menunjang pelaksanaan pekerjaan secara tidak langsung.
6. Perlengkapan kantor adalah alat-alat yang dipersiapkan sesuai dengan kebutuhan dan menurut jenis pekerjaan yang dilaksanakan.
7. Ruang Pusat Closed Circuit Television yang selanjutnya disebut CCTV adalah ruang tempat mengendalikan dan memantau jaringan kamera closed circuit television
8. Ruang Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang selanjutnya disebut LPSE adalah ruang tempat melakukan proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik.
9. Ruang Media Center adalah ruang tempat melakukan aktivitas yang berhubungan dengan penyampaian informasi terkait bidang aparatur negara dan reformasi birokrasi.
10. Ruang Teleconference adalah ruang tempat melakukan pertemuan berbasis elektornik secara langsung (real time).
11. Telekomunikasi adalah pemancaran, pengiriman atau penerimaan tiap jenis tanda, gambar, suara dan informasi melalui internet, telepon, radio, dan facsimile.
12. Local Area Network yang selanjutnya disebut LAN adalah suatu jaringan komunikasi data dalam suatu wilayah tertentu/kecil.
13. Kendaraan Dinas adalah sarana kerja berupa alat transportasi yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian

BAB II STANDAR SARANA DAN PRASARANA

Pasal 6

Standar sarana dan prasarana kantor terdiri atas :

a. ruang kantor

b. ruang penunjang

c. perlenkapan ruang kantor

d. perlengkapan ruang penunjang, dan

e. kendaraan dinas

Pasal 7

1) Ruang kantor sebagaimana dimaksud delam Pasal 6 huruf a, terdiri atas :

a. ruang kerja

b. ruang tamu

c. ruang rapat

2) Ruang kerja sebagaimana dimaksud dalam pasal 7 ayat (1) huruf a, diperuntukkan bagi :

a. Menteri

b. Wakil Menteri

c. Pejabat eselon I

d. Pejabat eselon II

e. Pejabat eselon III

f. Pejabat eselon IV, dan

g. Pejabat fungsional

h. Standar ukuran dan perlengkapan ruang kantor sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum pada Lampiran I Peraturan Menteri ini

Pasal 8

1) Ruang penunjang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b, terdiri atas:

a. ruang ibadah

b. lobi

c. ruang pusat data (server)

d. ruang perpustakaan

e. ruang penyimpanan barang

f. ruang pusat cctv

g. ruang sentral telepon

h. ruang pos penjagaan keamanan

i. ruang kantin pegawai

j. ruang sumber tenaga diesel (genset)

k. ruang LPSE

l. ruang pantry

m. ruang media center

n. toilet

o. ruang istirahat

p. ruang panel listrik

q. ruang merokok (smooking room), dan

r. ruang menyusui (nursery room)

2) Standar perlengkapan ruang penunjang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum pada Lampiran II Peraturan Menteri ini.

Pasal 9

1) Untuk kelancaran pelaksanaan tuas, bagi pejabat dan pegawai di lingkungan

Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi disediakan kendaraan dinas

2) Kendaraan dinas sebagaiamana dimaksud pada ayat (1) meliputi :

• a. kendaraan dinas Menteri
• b. kendaraan dinas Wakil Menteri
• c. kendaraan dinas pejabar Eselon I
• d. kendaraan dinas pejabat setara Eselon I
• e. kendaraan dinas pejabat Eselon II
• f. kendaraan dinas pejabat setara Eselon II, dan
• g. kendaraan dinas operasional

3) Kendaraan dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) disediakan bagi pejabat dan pegawai selama yang bersangkutan memangku jabatan tersebut.

4) Standar kendaraan dinas sebagaiamana dimaksud pada ayat (1) tercantum pada Lampiran III Peraturan Menteri ini.

Pasal 11

Pemenuhan standar sarana dan prasarana kantor disesuaikan dengan anggaran yang tersedia

BAB III STANDAR SARANA DAN PRASARANA

Pasal 12

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan

Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

b. Pemendagri No. 17 Tahun 2017 tentang Pedoman teknis pengelolaan barang milik Daerah

Mengenal Lebih Dalam Jenis Peralatan dan Perlengkapan Kantor Serta Fungsinya

 

Demi menunjang kelancaran bekerja, memiliki peralatan dan perlengkapan kantor adalah suatu keharusan. Sehingga tidak ada hal yang saat bekerja dan bisa produktif dalam bekerja. Setidaknya, perusahaaan akan menyediakan laptop atau komputer untuk mendukung pekerjaan harian karyawannya. Sebelum melangkah lebih jauh, yuk kenali perbedaanya terlebih dahulu. simak ulasan dbawah ini ya!

Perbedaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Walau kedua istilah ini sering didengar dan terlihat serupa, namun ternyata peralatan dan perlengkapan kantor adalah dua hal yang berbeda. Adapun perbedaan perlengkapan dan peralatan kantor ini dapat dilihat berdasarkan jenis alat atau bendanya.

Umumnya, perlengkapan kantor adalah alat atau benda yang ukurannya lebih kecil dan merupakan barang habis pakai. Sedangkan peralatan kantor adalah alat atau benda dengan ukuran lebih besar yang merupakan aset tetap. 

• Berdasarkan Fungsi

Perlengkapan kantor adalah benda untuk membantu kelancaran administrasi dan kegiatan tata usaha. Sedangkan peralatan kantor adalah perabot atau furniture yang menunjang seluruh aktivitas di tempat kerja.

• Berdasarkan Jenis Benda

Perlengkapan kantor adalah barang kecil habis pakai berupa ATK, sedangkan peralatan kantor adalah benda yang merupakan aset tetap yang tidak habis pakai.

• Berdasarkan Jangka Pemakaian

Perlengkapan kantor umumnya memiliki jangka waktu pakai lebih singkat dibanding peralatan kantor.

Jenis Peralatan Kantor Beserta Fungsinya

Setelah mengetahui apa saja perbedaan perlengkapan kantor dan peralatan kantor, dapat diketahui bahwa peralatan kantor adalah benda atau barang yang ukurannya lebih besar, yaitu berupa perabot, furniture, atau perangkat khusus. 

Berikut beberapa contoh jenisnya:

1. Meja

Meja adalah salah satu jenis peralatan kantor yang paling umum, paling penting, dan pasti selalu ada di setiap tempat kerja. Meja digunakan sebagai tempat bekerja dan area untuk menempatkan perkakas seperti komputer, dokumen, dan lain sebagainya.

2. Kursi

Jika ada meja, maka pasangannya adalah kursi sebagai tempat duduk saat bekerja. Karena itu, kursi kantor yang digunakan harus bersifat ergonomis agar dapat memberikan kenyamanan dan dukungan yang dibutuhkan oleh penggunanya.

3. Printer dan Mesin Fotokopi

Printer dan mesin fotokopi adalah dua jenis peralatan kantor yang digunakan untuk mencetak serta menyalin dokumen. Kedua peralatan ini terhubung dengan komputer, dan saat ini sudah banyak alat yang bisa melakukan fungsi print dan copy sekaligus. 

4. Lemari Penyimpanan Dokumen

Setiap perusahaan atau tempat bekerja tentukan memiliki dokumen atau arsip. 

Untuk itu, dibutuhkan lemari penyimpanan dokumen sebagai benda untuk menyimpan dokumen penting dan berharga agar terlindungi dari kerusakan maupun kehilangan.

5. Absensi Machine

Contoh jenis peralatan kantor terakhir yang kerap digunakan saat ini adalah mesin absensi atau absensi machine. Peralatan ini digunakan untuk mencatat absensi dan kehadiran karyawan secara otomatis menggunakan deteksi sidik jari.

6. Laptop atau Komputer

Peralatan kantor ini juga sangat penting karena berhubungan dengan proses kerja sehari-hari setiap karyawan. Laptop atau komputer yang disediakan juga harus sesuai dengan bidang atau divisi pekerjaannya.

Jika dipergunakan untuk mendesain, mengedit video, membuat 3D tentu laptop atau komputer yang digunakan adalah yang memiliki spesifikasi grafis tinggi. Namun, bila hanya untuk keperluan dasar seperti mengetik dokumen, melakukan perhitungan di timesheet, spesifikasi standar saja cukup.

Jenis Perlengkapan Kantor Beserta Fungsinya

Berdasarkan pembahasan terkait perbedaan perlengkapan kantor dan peralatan kantor sebelumnya, diketahui bahwa perlengkapan kantor adalah barang habis pakai seperti ATK (Alat Tulis Kantor). 

Berikut ini beberapa contoh jenis perlengkapan kantor yang penting:

1. Alat Tulis

Meskipun saat ini beberapa pekerjaan sudah bisa dilakukan dengan peralatan kantor seperti komputer atau laptop bukan berarti alat tulis tidak lagi diperlukan. Pasalnya, alat tulis seperti pulpen, spidol, kertas, dan lain sebagainya harus tetap ada.

Alat tulis ini sangat berguna sebagai alat mencatat dalam kegiatan seperti meeting atau yang lainnya. Karena itu, sebaiknya gunakan alat tulis yang berkualitas seperti berbagai jenis pulpen dari BPS.

2. Stopmap

Peralatan kantor ini diperlukan untuk menyimpan kertas tetap rapi tidak lecek, terlipat atau tertekuk. Biasanya, stop map juga digunakan sebagai branding perusahaan di mana perusahaan akan mencetak stopmap khusus dengan menampilkan logo perusahaan.

3.Penjepit Kertas

Penjepit kertas atau paper clip sangat berguna untuk menyatukan beberapa lembar dokumen sementara waktu.

4. Amplop

Terlepas kegiatan surat menyurat sudah banyak dilakukan menggunakan email, tapi amplop harus tetap disediakan. Amplop juga menjadi sarana untuk branding perusahaan.

5. Stempel

Perlengkapan kantor ini sangat penting karena berkaitan dengan pengesahan dokumen. Stempel juga berperan penting dalam mewakili identitas perusahaan, penguatan suatu keputusan dan juga bentuk pertanggung jawaban.

6. Stapler

Selanjutnya, stapler adalah perlengkapan kantor yang berfungsi menyatukan lebih dari satu kertas, biasa digunakan untuk proses menjilid. Di dalamnya, terdapat logam penjepit yang bisa di refill atau diisi ulang.

Nah, itu dia beberapa peralatan kantor yang harus ada untuk menunjang pekerjaan. Jika salah satu tidak ada, bisa saja pekerjaanmu menjadi terhambat.